Pierwsze sprawozdania o luce płacowej idą w 2027. Danych za ten rok już nie dorobisz
Raport o luce płacowej opisuje okres, który trwa. Pięć rzeczy, które system kadrowy musi rozdzielać teraz, i decyzja, której model nie podejmie.
Pierwsze sprawozdania o luce płacowej mają być składane w 2027 roku, a opisują okres, który właśnie trwa. Raport dotyczy przeszłości, więc tego, czego system kadrowy dzisiaj nie zapisuje w rozbiciu na płeć, grupę stanowisk i rodzaj składnika, za miniony rok nikt już nie dorobi. To jest cała różnica między firmą, która złoży sprawozdanie w tydzień, i firmą, która będzie je sklejać z arkuszy przez trzy miesiące.
Terminu ustawy nie znamy, i to nie zmienia powyższego akapitu. Dane albo powstają teraz w odpowiednim rozbiciu, albo nie powstają wcale.
Dwa etapy, nie jeden: rekrutacja już obowiązuje, sprawozdawczość czeka na ustawę
Pierwszy etap wszedł w życie 24 grudnia 2025 roku i dotyczy rekrutacji: pracodawca podaje kandydatowi kwotę albo przedział przed rozmową i nie pyta o wcześniejsze zarobki. Jako podstawę rządowy portal Zielona Linia wskazuje art. 183ca i art. 221 Kodeksu pracy w brzmieniu nadanym ustawą z 4 czerwca 2025 roku. Ten etap obowiązuje każdego pracodawcę zatrudniającego na umowę o pracę, bez względu na wielkość.
Drugi etap to sprawozdawczość i on jest cięższy. Kancelaria Accace podaje, że dyrektywa 2023/970 przewiduje raportowanie roczne dla pracodawców zatrudniających 250 i więcej pracowników oraz raportowanie co 3 lata przy 100–249 pracownikach, a pierwsze sprawozdania mają być składane w 2027 roku.
Polskiej ustawy wdrażającej na razie nie ma. Doradcza firma SD Worx opisuje stan projektu UC127 i wskazuje, że wersja z 4 maja 2026 roku przewiduje wejście w życie po 6 miesiącach od ogłoszenia, czyli najwcześniej na początku 2027 roku, a obowiązek sprawozdawczy obejmie pracodawców zatrudniających co najmniej 100 osób. Dokładny kształt przepisów może się jeszcze zmienić i to jest argument za przygotowaniem danych, nie przeciw: zakres raportu bywa korygowany, a wymóg rozdzielenia składników wynagrodzenia i prowadzenia historii zmian jest w każdej wersji taki sam.
Pięć rzeczy, których raport nie zniesie, jeśli system ich nie rozdziela
Luka płacowa to nie jedna liczba. Wykazuje się ją w przekrojach, a każdy przekrój wymaga danych zapisanych w określonym rozbiciu. Tabela niżej zestawia to, czego raport potrzebuje, z tym, jak zwykle wygląda zawartość systemu kadrowego w firmie, która tych przepisów jeszcze nie dotykała.
| Czego wymaga raport | Jak to zwykle wygląda w systemie | Co zmienić, zanim okres się zamknie |
|---|---|---|
| Podział na wynagrodzenie zasadnicze i składniki zmienne | Jedna kwota brutto w kartotece, premie w opisie przelewu | Osobne składniki w kartotece, nie w komentarzu |
| Mediana i średnia w grupie stanowisk o tej samej wartości | Nazwy stanowisk z umów, w kilku wariantach na to samo | Słownik stanowisk i przypisanie każdej osoby do grupy |
| Rozbicie wyników na płeć | Pole istnieje, ale nie jest używane w raportach | Sprawdzić kompletność pola dla całej kadry |
| Świadczenia pozapłacowe wyrażone wartością | Lista benefitów w kadrach, kwoty w księgowości | Wartość świadczenia przypisana do osoby i okresu |
| Historia zmian wynagrodzenia w okresie | Aktualna stawka nadpisuje poprzednią | Włączyć wersjonowanie stawek z datą obowiązywania |
Żadna pozycja z tej tabeli nie wymaga nowego systemu. Wszystkie wymagają decyzji, kto i kiedy wprowadza dane w nowym rozbiciu, i to jest praca na tygodnie, nie na kwartał. Problem polega na tym, że zaczyna się ona dopiero po ustaleniu grup stanowisk, a tego nie da się zlecić na zewnątrz.
Wartościowanie stanowisk jest decyzją, nie obliczeniem
Luki nie wykażesz bez odpowiedzi na pytanie, które stanowiska są „pracą o tej samej wartości”. To nie jest pytanie o dane, lecz o kryteria: kwalifikacje, odpowiedzialność, obciążenie, warunki pracy. Dopóki ktoś nie ustali wag tych kryteriów i nie zapisze ich w regulaminie, nie ma czego raportować i nie ma czym uzasadnić różnicy między dwiema osobami na zbliżonych stanowiskach.
Narzędzie nie rozstrzygnie tego za Ciebie i nie z powodu braku mocy obliczeniowej. Wybór kryteriów jest rozstrzygnięciem organizacji o tym, za co płaci, a potem trzeba go obronić przed pracownikiem, przed inspekcją i czasem przed sądem. Zestaw kryteriów wygenerowany przez model wygląda sensownie i nie ma w firmie żadnej podstawy — nikt go nie przyjął, nikt za niego nie odpowiada i nic z niego nie wynika dla konkretnej osoby. W zakresie obowiązków kadr to przesuwa ciężar z naliczania na uzasadnianie, a uzasadnianie jest tą częścią roli, której najtrudniej odebrać wartość.
Czego pracownik może zażądać i co musi być wtedy gotowe
Nowelizacja zniosła możliwość zakazywania pracownikom mówienia o własnym wynagrodzeniu, a docelowy model zakłada prawo do informacji o średnich płacach w grupie stanowisk o tej samej wartości, w podziale na płeć. Odpowiedź na taki wniosek jest stanowiskiem pracodawcy, nie notatką. Żeby dała się przygotować w dniach, a nie tygodniach, trzeba mieć trzy rzeczy, i wszystkie powstają wcześniej:
- Przypisanie osoby do grupy stanowisk wraz z uzasadnieniem, dlaczego należy do tej, a nie do innej.
- Komplet składników za okres — bez premii wrzuconych w jedną kwotę z zasadniczym.
- Zapis kryteriów różnicowania obowiązujący w dniu, o który pyta pracownik, a nie ten przyjęty później.
Przy braku któregokolwiek z tych elementów odpowiedź trzeba zbudować ręcznie, dla każdego wniosku osobno. Koszt jednego takiego zapytania jest do uniesienia. Przy dziesięciu w jednym miesiącu dział przestaje robić cokolwiek innego.
Gdzie model skraca przygotowanie, a gdzie go nie wpuszczać
Część tej pracy jest tekstowa i powtarzalna, więc nadaje się do zlecenia modelowi: zebranie dwustu opisów stanowisk z trzech formatów, wyłapanie tych, które opisują to samo innymi słowami, wypisanie zadań nieobecnych w żadnym opisie, ujednolicenie nazw w słowniku stanowisk. To skraca tygodnie do dni i nie wymaga ani jednej danej płacowej. Jeśli ma działać na Waszych dokumentach i zostać w firmie, a nie w cudzym czacie, trzeba to postawić po swojej stronie — od tego są wdrożenia asystentów pracujących na wewnętrznej dokumentacji firmy.
Granica jest w danych, nie w zadaniu. Dane kadrowo-płacowe to dane osobowe, a przy zwolnieniach i zasiłkach również dane o zdrowiu. Ostrożność działów nie jest tu zacofaniem: w raporcie ADP The Potential of Payroll 2026, zrealizowanym na ponad 1800 osobach decyzyjnych w firmach zatrudniających co najmniej tysiąc pracowników, 79 proc. badanych uznało, że regulacje dotyczące bezpieczeństwa danych spowalniają adopcję AI. W tym samym badaniu 71 proc. respondentów przyznało, że w ciągu roku raz lub dwa razy zapłaciło karę za niezgodność w payrollu — przy takiej stawce decyzja o tym, co wychodzi z firmy, nie jest decyzją jednej osoby przy biurku.
- Nie wysyłaj list płac, pasków ani zestawień z nazwiskami do narzędzia, dla którego nie ma w firmie ustaleń o przetwarzaniu danych.
- Nie licz na model przy ustalaniu daty wejścia w życie przepisu. Projekt zmieniał się między grudniem 2025 a majem 2026, a pomyłka o jedną wersję zmienia zakres obowiązku.
- Nie przenoś do narzędzia kryteriów wartościowania, dopóki nie przyjęła ich organizacja. Propozycja bez decyzji jest tylko kolejnym dokumentem.
- Anonimizuj dane wejściowe do analizy rozkładów: do policzenia mediany w grupie nie są potrzebne nazwiska.
Trzy rzeczy do zrobienia w tym kwartale
Zmiany w przepisach są dla tej grupy zawodowej obciążeniem numer jeden niezależnie od narzędzi. W badaniu Payroll Professionals Survey 2026 firmy BrightPay, zrealizowanym na 296 praktykach z Wielkiej Brytanii i Irlandii, 63 proc. respondentów wskazało zmiany regulacyjne jako główne wyzwanie operacyjne, a 70 proc. chciałoby dodatkowego szkolenia z integrowania AI z własną pracą. Kolejność tych dwóch liczb warto odwrócić: narzędzie bez uporządkowanych danych nie skróci ani jednego sprawozdania.
- Spisz kryteria, po których u Was różnicuje się wynagrodzenie. Jedna kartka wystarczy na start. Bez niej nie ma ani odpowiedzi na wniosek pracownika, ani raportu.
- Sprawdź pięć pozycji z tabeli w swoim systemie. Zajmuje to jedno popołudnie i kończy się listą zmian, którą da się komuś przypisać.
- Włącz wersjonowanie stawek od najbliższej zmiany. To jedyna pozycja, której nie da się nadrobić retroaktywnie, więc idzie pierwsza.
Decyzja na ten tydzień nie dotyczy narzędzia ani budżetu. Sprawdź, czy ktokolwiek w firmie ma przypisane zadanie ustalenia grup stanowisk i kryteriów wynagradzania. Jeśli nikt, zgłoś to pisemnie jako brak — teraz, kiedy można to rozłożyć na kwartały. Po wejściu ustawy to samo zadanie spadnie na kadry z terminem narzuconym z zewnątrz i bez możliwości rozłożenia.