Obowiązki dla AI w rekrutacji odłożono o 16 miesięcy. Od 28 października kandydat złoży skargę do KRiBSI

Narzędzie, które przesiewa aplikacje na Twoje ogłoszenie, miało stać się systemem wysokiego ryzyka 2 sierpnia 2026 r. Stanie się nim 2 grudnia 2027 r. Nagłówek „AI Act odroczony, rekrutacja ma 16 miesięcy spokoju” jest więc w połowie prawdziwy i w całości bezużyteczny — bo od 28 października 2026 r. odrzucony kandydat może złożyć skargę na ten sam przesiew, a organ, który ją rozpatrzy, ma już pełne uprawnienia kontrolne i prawo nałożyć karę.

To nie sprzeczność. To dwa różne kalendarze, które przez rok mylono ze sobą w komunikatach dla działów HR. Poniżej jest rozdzielenie tych kalendarzy i lista rzeczy, które realnie wchodzą do zakresu obowiązków osoby prowadzącej rekrutację — nie w 2027 r., a w tym kwartale.

Przesunięcie o 16 miesięcy objęło jeden rozdział, nie całe rozporządzenie

Odroczenie jest prawdziwe i wynika z rozporządzenia (UE) 2026/1744, tzw. cyfrowego omnibusa, które weszło w życie 27 lipca 2026 r. Przepisał ono art. 113 AI Act tak, że obowiązki dla samodzielnych systemów wysokiego ryzyka z załącznika III stosuje się od 2 grudnia 2027 r., a dla AI wbudowanej w produkty regulowane z załącznika I od 2 sierpnia 2028 r. Kancelarie potwierdzają, że pierwotny warunkowy mechanizm uruchamiania terminów zastąpiono stałymi datami, więc nie ma już scenariusza, w którym data przyjdzie wcześniej, bo normy techniczne będą gotowe.

Rekrutacja siedzi dokładnie w tym odroczonym załączniku. Punkt 4 lit. a załącznika III obejmuje systemy przeznaczone do rekrutacji i selekcji, w szczególności do kierowania ukierunkowanych ogłoszeń o pracę, analizowania i filtrowania aplikacji oraz oceniania kandydatów. Jeśli Twój ATS dokleja do aplikacji wynik dopasowania, to jest ten przepis. I faktycznie dostałeś na niego 16 miesięcy.

Czego odroczenie nie objęło: zakazów z art. 5, obowiązku z art. 4, przejrzystości z art. 50 i rozdziału o karach. Każdy z nich ma własną datę i każda z tych dat już minęła albo mija w tym roku.

Zakaz wnioskowania o emocjach obowiązuje od 2 lutego 2025 r. i nie ma w nim słowa „później”

Art. 5 ust. 1 lit. f zakazuje wykorzystywania systemów AI do wnioskowania o emocjach osoby fizycznej w miejscu pracy i w instytucjach edukacyjnych, z wyjątkiem przyczyn medycznych i bezpieczeństwa. Zakazy z art. 5 stosuje się od 2 lutego 2025 r., a cyfrowy omnibus dopisał do listy nowe punkty, nie ruszając litery f.

Dla rekrutacji oznacza to jedną konkretną rzecz. Narzędzie do nagrywanych rozmów wstępnych, które wystawia kandydatowi ocenę na podstawie mimiki, tonu głosu albo „zaangażowania” odczytanego z twarzy, nie jest systemem wysokiego ryzyka, którego obowiązki odroczono do 2027 r. Jest praktyką zakazaną, od ponad półtora roku. Rozstrzyga to, z czego liczony jest wynik, nie to, jak nazywa się go w cenniku dostawcy: jeśli ze stanu emocjonalnego — art. 5; jeśli z treści odpowiedzi kandydata — załącznik III i odroczone obowiązki. To pytanie ma dwa zdania i warto je wysłać dostawcy na piśmie, bo odpowiedź decyduje o tym, który kalendarz Cię dotyczy.

Różnica w stawce jest spora. Za naruszenie zakazów z art. 5 grozi kara do 35 mln euro albo 7 proc. światowego rocznego obrotu, zależnie od tego, która kwota jest wyższa, a za naruszenie obowiązków podmiotu stosującego z art. 26 — do 15 mln euro albo 3 proc. obrotu. Najdroższa pozycja w tym rozporządzeniu nie jest tą, którą odroczono.

Od 28 października 2026 r. skargę składa każdy, a postępowanie ma 6 miesięcy

Polska ustawa z 3 lipca 2026 r. o systemach sztucznej inteligencji (Dz.U. 2026 poz. 1003) weszła w życie 11 sierpnia 2026 r., ale nie cała. Art. 8–18 oraz rozdziały 3–5, 8 i 9 wchodzą w życie 28 października 2026 r. — czyli kontrola przestrzegania przepisów, postępowanie przed organem nadzoru, kary administracyjne i opinie indywidualne. Do tej daty organ istnieje, ale nie ma czym zadziałać. Po niej ma wszystko.

Organem jest Komisja Rozwoju i Bezpieczeństwa Sztucznej Inteligencji, w ustawie wskazana w art. 5 ust. 1 jako organ nadzoru rynku w rozumieniu art. 70 ust. 1 AI Act. Mechanizm, który zmienia sytuację działu HR, siedzi w art. 59 ust. 1: skargę może złożyć osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna bez osobowości prawnej. Nie trzeba być stroną, nie ma opłaty, nie ma pełnomocnika. Skarga zawiera trzy elementy z art. 59 ust. 2: nazwę albo opis systemu, opis faktów z powodami, dla których skarżący uważa, że doszło do naruszenia, oraz informacje zebrane z własnej inicjatywy. Składa się ją elektronicznie.

Dalej jest już tylko kalendarz. Skarga daje podstawę do wszczęcia postępowania z urzędu (art. 58 pkt 1 lit. b), postępowanie nie może trwać dłużej niż 6 miesięcy od doręczenia postanowienia o jego wszczęciu (art. 60 ust. 3), a w jego toku Komisja może wydać ostrzeżenie ze wskazaniem działań naprawczych — na informację o ich wykonaniu strona ma 21 dni (art. 61 ust. 3). Niewykonanie ostrzeżenia Komisja może opublikować w swoim Biuletynie Informacji Publicznej (art. 61 ust. 4 pkt 3). Wykonanie go w 3 miesiące od doręczenia decyzji daje obniżkę kary od 10 do 50 proc. (art. 107 ust. 1).

Jedno zastrzeżenie, które zmienia skalę ryzyka: skarga może dotyczyć tylko tego, co już obowiązuje. Na brak rejestru logów czy oceny skutków z art. 26 nikt się skutecznie nie poskarży przed grudniem 2027 r. Na przesiew liczony z emocji, na brak informacji, że kandydat rozmawia z systemem, i na kompetencje osób obsługujących narzędzie — owszem.

Kara po kursie z 28 stycznia: 63 013 500 zł i 147 031 500 zł

Ustawa nie ustala własnych stawek. Art. 104 ust. 1 odsyła do rozdziału XII AI Act, a ust. 4 dodaje rzecz, której nie ma w rozporządzeniu: równowartość kwot wyrażonych w euro liczy się w złotych po średnim kursie NBP z 28 stycznia każdego roku. Średni kurs euro z 28 stycznia 2026 r. (tabela 018/A/NBP/2026) to 4,2009 zł, więc w 2026 r. górny pułap z art. 99 ust. 4 wynosi 63 013 500 zł, a ten z art. 99 ust. 3 — 147 031 500 zł. Kwota jest przeliczana na nowo co roku, więc w styczniu zmieni się bez żadnej nowelizacji.

Dwa uzupełnienia, bo same pułapy bez nich wprowadzają w błąd. Dla MŚP i startupów stosuje się niższą z wartości, kwotę albo procent, a nie wyższą (art. 99 ust. 6). Karę uiszcza się w 30 dni od uprawomocnienia się decyzji (art. 104 ust. 5), a od decyzji przysługuje odwołanie do sądu okręgowego (art. 109 ust. 1). To nie są kwoty, które realnie zobaczy pięcioosobowy dział HR. Są to kwoty, które pozwalają przeprowadzić w firmie wniosek o dwa dni pracy na inwentaryzację narzędzi.

Trzy zadania wchodzą do zakresu rekrutera. Jedno z niego nie wyjdzie

Tu jest właściwa odpowiedź na pytanie, czy AI zastąpi rekrutera. Zakres roli nie zwęża się — przesuwa się i rośnie o warstwę, której w opisach stanowisk jeszcze nie ma. Jeśli w dziale nie ma opisanej ani jednej procedury, kolejność jest taka sama jak przy każdym innym zaniedbanym procesie: najpierw opisuje się to, co powtarza się najczęściej i najdrożej kosztuje przy pomyłce.

Pierwsze: rejestr narzędzi. Jedna strona, cztery kolumny: narzędzie, etap procesu, z czego liczy wynik, dostawca. Nie jest to dokument zgodności i nie trzeba go nikomu wysyłać. Jest to jedyna rzecz, której nie da się odtworzyć po fakcie, gdy przyjdzie pytanie o konkretną rekrutację z zeszłego kwartału. Jeśli narzędzie korzysta z firmowych materiałów — opisów stanowisk, siatek kompetencji, historii decyzji — ta sama tabela odpowiada na pytanie, co właściwie nim karmicie; o tym, jak uporządkować bazę wiedzy, z której korzysta narzędzie AI, da się myśleć osobno od zgodności, bo to po prostu warunek sensownych wyników.

Drugie: pytanie do dostawcy na piśmie. Z czego liczony jest wynik i jakie dane wejściowe przyjmuje system. Odpowiedź rozstrzyga, czy jesteś w art. 5, czy w załączniku III, a to różnica między „przestań dzisiaj” i „masz czas do grudnia 2027 r.”. Odpowiedź w mailu jest też jedynym dowodem, który będziesz mieć, jeśli dostawca zmieni opis funkcji w swojej dokumentacji.

Trzecie: nadzór ludzki, który da się wykazać. Art. 26 ust. 2 wymaga, by nadzór sprawowały osoby mające kompetencje, szkolenie i uprawnienia, art. 26 ust. 4 — by dane wejściowe były istotne i reprezentatywne, a art. 26 ust. 6 — by logi generowane automatycznie przechowywać co najmniej sześć miesięcy. Obowiązki te wiążą od grudnia 2027 r., ale zapis o tym, kto i kiedy zmienił ranking narzędzia, powstaje albo na bieżąco, albo nigdy.

I to, co z tej roli nie wyjdzie: uzasadnienie decyzji wobec konkretnego człowieka. Art. 26 ust. 11 nakłada obowiązek poinformowania osoby, wobec której system z załącznika III podejmuje lub wspomaga decyzję, a art. 26 ust. 7 — obowiązek poinformowania przedstawicieli pracowników i zainteresowanych pracowników przed oddaniem takiego systemu do użytku w miejscu pracy. Model wystawi ranking. Pod odpowiedzią na pytanie „dlaczego ja” podpisze się rekruter, bo nie ma tam nikogo innego.

Opinia indywidualna kosztuje 150 zł, a milczenie Komisji działa na wnioskodawcę

Najmniej znana część ustawy jest jednocześnie najbardziej praktyczna. Od 28 października 2026 r. podmiot stosujący przepisy — albo planujący działanie, które go nimi obejmie — może wystąpić do Komisji o opinię indywidualną co do stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego (art. 9 ust. 1 i 2). Opłata wynosi 150 zł (art. 11 ust. 1). Komisja wydaje opinię w 30 dni, a w sprawach szczególnie skomplikowanych w 60 dni (art. 12 ust. 1).

Dalej jest przepis, który warto przeczytać dwa razy: niewydanie opinii w terminie uznaje się za wydanie opinii zgodnej ze stanowiskiem przedstawionym we wniosku (art. 12 ust. 3). Opinia jest wiążąca dla Komisji w zakresie danej sprawy (art. 13 ust. 1). Wniosek wymaga własnego stanowiska prawnego, nie samego pytania (art. 9 ust. 3 pkt 2), i oświadczenia, że te same fakty nie są przedmiotem innych postępowań — fałszywe oświadczenie pozbawia opinię skutków prawnych (art. 10). Kolejny wniosek tego samego podmiotu — nie wcześniej niż po 30 dniach (art. 9 ust. 5).

Dla sporu „czy nasze narzędzie do rozmów wstępnych wnioskuje o emocjach” to najtańsza dostępna droga: 150 zł i kwartał zamiast opinii prawnej, której nikt nie będzie się trzymał. Ułożenie tego w sekwencję — kto pyta dostawcę, kto spisuje rejestr, kto składa wniosek — jest zwykłą robotą procesową, a opis, który wykona ktoś inny niż jego autor, rządzi się tu tymi samymi regułami co każda procedura w firmie.

Decyzja: kto w firmie podpisze odpowiedź na pierwszą skargę

Do 28 października zostało kilka dni i nie ma w tym czasie nic do wdrożenia. Jest jedna rzecz do rozstrzygnięcia: czy bierzesz rejestr narzędzi i pytanie do dostawcy do swojego zakresu, czy eskalujesz je na piśmie i wskazujesz, kto ma je wziąć.

Oba wyjścia są poprawne. Trzecie — założenie, że skoro obowiązki dla wysokiego ryzyka są w 2027 r., to temat wraca za rok — nie jest, bo skarga z art. 59 nie przyjdzie do działu prawnego ani do dostawcy. Przyjdzie do firmy, a pytanie „z czego to narzędzie liczyło wynik” trafi do osoby, która je uruchamiała. Jeśli w ciągu najbliższych dwóch tygodni nikt nie zacznie spisywać tej jednej strony, to Ty nią będziesz.