Trzy z ośmiu zadań księgowej już robi model. Pozostałych pięciu nie odda

Nagłówek „Czy AI zastąpi księgową?” wraca co kilka miesięcy. Odpowiedź brzmi: nie. I to jest zła odpowiedź na złe pytanie. Model nie zastępuje zawodów. Model przejmuje zadania. Zawód to pakiet zadań, a pakiet można rozpakować. Jeśli rozpakujesz pakiet „księgowa”, zobaczysz osiem elementów. Trzy z nich model już robi. Pięć zostaje przy człowieku. Do tego dochodzą dwa nowe, których nie było w żadnym opisie stanowiska sprzed dwóch lat.

Ten tekst jest dla samodzielnej księgowej w firmie od 20 do 200 osób albo w biurze rachunkowym. Jeśli prowadzisz księgi i podpisujesz się pod deklaracjami, to o Tobie. Jeśli tylko wprowadzasz dokumenty, to też o Tobie, ale z innego powodu.

Trzy zadania odeszły do modelu i nikt ich nie żałuje

Dekretacja i księgowanie faktur. Faktura za paliwo idzie na konto kosztów, VAT na rozrachunki z urzędem, kontrahent na rozrachunki z dostawcami. Ta decyzja powtarza się setki razy w miesiącu i w większości przypadków jest identyczna z poprzednią. Model uczy się z historii dekretów i proponuje konto. Księgowa klika „zatwierdź” albo poprawia. Po kilku miesiącach poprawia rzadko.

OCR i wprowadzanie dokumentów. Przepisywanie numeru faktury, NIP-u, kwot i dat z PDF-a do systemu było zadaniem czysto manualnym. Programy do rozpoznawania faktur wyciągają te pola same. Błędy zdarzają się przy zamazanych skanach i nietypowych układach dokumentu, ale to jest praca kontrolna, nie wprowadzanie.

Pierwsze uzgodnienie kont. Porównanie salda konta bankowego z wyciągiem, dopasowanie płatności do faktur, wyłapanie różnic. Model dopasowuje przelewy po kwocie, dacie i numerze w tytule. Zostaje lista niedopasowanych pozycji. Ta lista jest krótka, jeśli klienci opisują przelewy, i długa, jeśli nie.

Te trzy zadania łączy jedno: są powtarzalne, mają jasny wzorzec i dają się sprawdzić. Właśnie takie zadania model robi dobrze. Nikt nie tęskni za ręcznym przepisywaniem NIP-ów. Jeśli Twoje stanowisko składa się głównie z tych trzech zadań, to nie jest karta zawodu księgowej. To karta zawodu, który już nie istnieje.

Pięć zadań zostaje, bo ktoś musi się podpisać

Zamknięcie miesiąca i odpowiedzialność. Model może przygotować zestawienie obrotów i sald. Nie może za nie odpowiadać. Podpis pod deklaracją VAT, pod sprawozdaniem, pod plikiem JPK to podpis konkretnej osoby. Urząd nie wyśle wezwania do modelu. Odpowiedzialność nie jest zadaniem technicznym, ale organizuje wszystkie pozostałe. Ktoś musi wiedzieć, że liczby się zgadzają, i być gotów to obronić.

Kontakt z urzędem. Wezwanie do wyjaśnień, czynności sprawdzające, kontrola. Odpowiedź do urzędu skarbowego to nie jest tekst do wygenerowania. To decyzja, co pokazać, jak uzasadnić i kiedy zadzwonić zamiast pisać. Model może pomóc sformułować pismo. Nie może zdecydować, czy to pismo w ogóle wysyłać.

Kontakt z klientem albo zarządem. Prezes pyta, dlaczego zysk jest, a pieniędzy nie ma. Klient biura chce wiedzieć, czy może kupić samochód na firmę. Odpowiedź wymaga znajomości jego sytuacji, przepisów i ryzyka, które on jest gotów wziąć. Ta rozmowa jest powodem, dla którego firma płaci księgowej, a nie tylko za licencję na program.

Interpretacja zdarzeń nietypowych. Faktura z Niemiec za usługę, której nikt wcześniej nie kupował. Dotacja z warunkami. Leasing zwrotny. Umorzenie pożyczki. Model zaproponuje dekret na podstawie podobnych przypadków, ale nie wie, że ten przypadek jest inny. Rozpoznanie, że coś jest nietypowe, jest trudniejsze niż rozliczenie tego, co nietypowe.

Korekty i rozliczenia nietypowe. Korekta deklaracji za trzy miesiące wstecz, rozliczenie roczne z ulgami, zamknięcie roku z rezerwami i rozliczeniami międzyokresowymi. Każde z nich ma wyjątki, które wynikają z historii tej konkretnej firmy. Model nie ma tej historii, chyba że ktoś mu ją opowie. A opowiedzieć ją może tylko osoba, która ją zna.

Pięć zadań, które zostają, łączy odwrotna cecha: wymagają decyzji, za którą ktoś odpowiada, albo wiedzy o kontekście, którego nie ma w dokumentach.

Dwa zadania, których nie było w opisie stanowiska

Rozkład na osiem zadań nie jest kompletny. Model, który przejął trzy zadania, wygenerował dwa nowe.

Kontrola pracy modelu na próbie. Jeśli model dekretuje 800 faktur miesięcznie, nie sprawdzisz wszystkich. Sprawdzisz próbę. Przyjmijmy, że bierzesz 40 losowych dokumentów i sprawdzasz każdy pod trzema kątami: konto, stawka VAT, data ujęcia. Jeśli błędów jest zero albo jeden, model działa. Jeśli trzy lub więcej, zwiększasz próbę i szukasz wzorca. To jest nowa umiejętność: nie księgowanie, ale audytowanie księgowania. Wymaga ustalenia, jaka próba jest wystarczająca i kiedy alarmować.

Procedura, co wolno wkleić do modelu. Wyciąg bankowy klienta zawiera dane osób trzecich. Lista płac zawiera dane wrażliwe. Umowa z kontrahentem ma klauzulę poufności. Zanim wkleisz cokolwiek do modelu językowego w przeglądarce, ktoś musi ustalić, co wolno, co wolno po anonimizacji i czego nie wolno w ogóle. W biurze rachunkowym ta procedura powinna być spisana, a klient powinien o niej wiedzieć. Jeśli jej nie ma, to jest zadanie dla Ciebie, nie dla informatyka.

Opis stanowiska sprzed dwóch lat kontra ten tydzień

Ten sam rozkład zrobisz dla swojego stanowiska w godzinę. Metoda ma dwie kolumny.

1. Znajdź opis swojego stanowiska sprzed dwóch lat. Ogłoszenie, na które odpowiadałaś, zakres obowiązków z umowy albo cokolwiek, co wtedy opisywało tę pracę. Wypisz z niego zadania. Zwykle wychodzi od sześciu do dwunastu.
2. Wypisz, co faktycznie robiłaś w tym tygodniu. Nie z pamięci. Z kalendarza, z listy zamkniętych spraw, z historii w programie księgowym. Zadania, nie godziny.
3. Przy każdym zadaniu z pierwszej listy zaznacz: robię tak samo, robię inaczej, nie robię już wcale.
4. Przy każdym zadaniu z drugiej listy, którego nie ma na pierwszej, zaznacz: nowe.

Zadania, których już nie robisz, odeszły do modelu albo do kogoś innego. Zadania, które robisz inaczej, to zwykle te, w których model robi pierwszy krok, a Ty ostatni. Zadania nowe to Twój przyszły opis stanowiska. Jeśli lista „nie robię już wcale” jest długa, a lista „nowe” jest pusta, masz problem, ale nie taki, jak sugeruje nagłówek. Nie zastąpił Cię model. Zostawił Ci puste miejsce, którego nikt nie wypełnił.

Jeśli chcesz sprawdzić, jak zmienia się rynek, a nie tylko Twoje biurko, porównaj ogłoszenia na „samodzielną księgową” sprzed dwóch lat z dzisiejszymi na dowolnym portalu z ofertami pracy. Patrz na sekcję obowiązków, nie na wymagania. Zobaczysz, które zadania znikają z ogłoszeń, a które się pojawiają. Dane o popycie na pracę w zawodach publikuje też GUS w cyklicznym badaniu, jeśli chcesz szerszy obraz niż jedno miasto.

Puste miejsce po trzech zadaniach ma cenę

Przyjmijmy modelowe biuro z 40 klientami. Trzy zadania przejęte przez model zajmowały tam dużą część dnia księgowej. To był czas mierzalny i rozliczany. Klient płacił za wprowadzone dokumenty. Teraz dokumenty wprowadzają się same, a klient chce płacić mniej. Jeśli w to miejsce nie wejdzie nic, cena usługi spada i Twoja pozycja spada razem z nią.

Co wpisać w puste miejsce? Trzy rzeczy z listy powyżej rosną, gdy model przejmuje rutynę.

• Więcej rozmów z klientem albo zarządem. Skoro liczby są gotowe szybciej, jest czas, żeby je komuś wytłumaczyć. Miesięczne omówienie wyników, ostrzeżenie o płynności, pytanie, dlaczego marża na jednym projekcie spadła. To jest usługa, za którą firma płaci więcej niż za księgowanie.
• Kontrola modelu jako osobna usługa. Klient biura, który sam wdrożył program do faktur, potrzebuje kogoś, kto sprawdzi, czy program księguje dobrze. To jest to samo zadanie, które robisz u siebie, sprzedane na zewnątrz.
• Zdarzenia nietypowe jako specjalizacja. Dotacje, transakcje zagraniczne, restrukturyzacje. Im więcej rutyny robi model, tym bardziej wartość księgowej przesuwa się do przypadków, których model nie widział.

Jedna rozmowa z przełożonym zamiast czekania

Rozkład na zadania jest też narzędziem do rozmowy z szefem. Bez niego rozmowa wygląda tak: „Boję się, że AI mnie zastąpi” kontra „Nie martw się”. Z nim wygląda inaczej.

Przynosisz dwie listy. Pokazujesz, które zadania odeszły i ile czasu zwolniły. Pokazujesz, które zadania nowe robisz już teraz bez nazwy i bez uznania. Proponujesz, co wpisać w puste miejsce, i mówisz, co jest do tego potrzebne: dostęp do klienta, godzina w miesiącu na omówienie wyników, spisana procedura pracy z modelem. Nie pytasz, czy Twoje stanowisko jest bezpieczne. Pytasz, jak ma wyglądać za rok.

Szef, który na to nie odpowie, sam nie zrobił tego rozkładu. To też jest informacja.

Jedno pytanie do wymiany: nie „czy zastąpi”, ale „które zadania”

„Czy AI zastąpi księgową” zakłada, że zawód jest jedną rzeczą, którą się ma albo traci. Nie jest. Zawód jest pakietem zadań, a pakiet zmienia się co kilka lat, z modelem czy bez. Księgowa sprzed dwudziestu lat ręcznie liczyła listy płac. Księgowa sprzed dziesięciu lat nie wysyłała plików JPK. Nikt wtedy nie pisał nagłówków o zastąpieniu.

Właściwe pytanie brzmi: które z moich zadań model już robi, które zostają i co robię w miejsce tych pierwszych. Na to pytanie odpowiada lista z dwóch kolumn, nie nagłówek.

Została decyzja, którą podejmujesz sama. Możesz dalej robić trzy zadania, które model robi szybciej, i czekać, aż ktoś to zauważy. Możesz zrobić dwie listy w ten weekend i w poniedziałek wejść do szefa z propozycją. Trzeciej opcji nie ma, bo „poczekam, co się wydarzy” to opcja pierwsza z opóźnieniem.