Oprogramowanie weszło do wyposażenia stanowiska pracy w 2023 r. Ocena warunków pracy ma pięć aspektów

Definicja stanowiska pracy w rozporządzeniu o monitorach ekranowych wymienia od 17 listopada 2023 r. trzy grupy elementów, a w pierwszej z nich, obok monitora, klawiatury i myszy, stoi oprogramowanie z interfejsem dla użytkownika. Dalej jest arytmetyka: podmiana albo dołożenie oprogramowania na stanowisku jest zmianą wyposażenia stanowiska, a zmiana wyposażenia uruchamia ocenę warunków pracy z § 5 tego samego rozporządzenia.

Narzędzie generatywne dołożone do pracy biurowej trafia dokładnie w tę ścieżkę, choć bywa opisywane jako decyzja o produktywności albo sprawa działu IT. Tekst jednolity rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe nie zna ani jednej, ani drugiej kategorii — zna wyposażenie stanowiska, ocenę o pięciu aspektach i termin.

Oprogramowanie weszło do definicji stanowiska pracy 17 listopada 2023 r.

Definicję przestawiła nowelizacja z 18 października 2023 r., która weszła w życie 17 listopada 2023 r. Od tego dnia stanowisko pracy to przestrzeń pracy wraz z trzema grupami elementów, a oprogramowanie siedzi w pierwszej z nich — nie jako dodatek, lecz obok monitora, klawiatury i myszy.

Zakres podmiotowy jest przy tym węższy, niż wygląda, i to jest pierwsza rzecz do sprawdzenia u siebie. Pracownikiem w rozumieniu tego rozporządzenia jest osoba użytkująca monitor co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy — z praktykantem i stażystą wymienionymi osobno. Przepisów nie stosuje się natomiast do systemów przenośnych nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku co najmniej przez połowę tego wymiaru. Pół dnia przy monitorze jest więc progiem wejścia do całego reżimu, a nie szczegółem.

Ocena warunków pracy ma pięć aspektów, a piąty dotyczy organizacji pracy

Paragraf 5 rozporządzenia nakłada na pracodawcę obowiązek przeprowadzania na stanowiskach z monitorami oceny warunków pracy w pięciu aspektach. Czwarty i piąty są tymi, o których przy zakupie narzędzia nikt nie myśli.

Kluczowy jest ustęp drugi tego paragrafu: ocenę przeprowadza się w szczególności dla nowo tworzonych stanowisk oraz po każdej zmianie organizacji i wyposażenia stanowisk pracy. Na jej podstawie pracodawca ma podejmować działania usuwające stwierdzone zagrożenia i uciążliwości, czyli ocena nie jest dokumentem do segregatora, a przesłanką decyzji.

Zmiana wyposażenia obejmuje zmianę oprogramowania, nie tylko sprzętu

Z dwóch powyższych przepisów wynika wniosek, którego żaden z nich nie zapisuje osobnym zdaniem: jeśli oprogramowanie jest elementem wyposażenia podstawowego, to wymiana albo dołożenie oprogramowania jest zmianą wyposażenia stanowiska, a ta uruchamia ocenę z pięciu aspektów. Narzędzie, które przejmuje część zadań roli, zmienia przy tym także organizację pracy — drugą przesłankę z tego samego ustępu.

Nowelizacja dała pracodawcom termin: stanowiska wyposażone w monitory ekranowe utworzone przed dniem jej wejścia w życie miały zostać dostosowane do minimalnych wymagań bhp i ergonomii w ciągu sześciu miesięcy. Przy wejściu w życie 17 listopada 2023 r. termin dostosowania wypadł 17 maja 2024 r., a stanowiska tworzone później muszą spełniać wymagania od początku.

Dla pracownika oznacza to prostą konsekwencję: stanowisko, na którym narzędzie dołożono w 2025 albo 2026 r., nie korzysta z żadnego okresu przejściowego. Dla służby bhp oznacza coś innego — że pytanie kontrolne nie dotyczy tego, czy ocena istnieje, ale czy jej data jest późniejsza niż data ostatniej zmiany wyposażenia i organizacji pracy na tym stanowisku.

Trzeba jednak powiedzieć wprost, czego w tych przepisach nie ma. Nie ma w nich słowa o sztucznej inteligencji, agentach ani modelach językowych; nie ma progów, przy których obciążenie psychiczne uznaje się za przekroczone; nie ma listy narzędzi wymagających ponownej oceny. Granica między narzędziem, które weszło do wyposażenia stanowiska, a stroną otwieraną sporadycznie w przeglądarce jest kwestią ustalenia faktów na konkretnym stanowisku, nie lektury przepisu. Sama Państwowa Inspekcja Pracy opisuje zresztą ergonomię stanowisk zdalnych jako obszar wciąż dyskusyjny, więc oczekiwanie jednoznacznej odpowiedzi z jednego paragrafu jest nieuzasadnione.

Załącznik stawia oprogramowaniu trzy wymagania, nie zero

Punkt 10 załącznika do rozporządzenia dotyczy wprost projektowania, doboru i modernizacji oprogramowania oraz planowania zadań wykonywanych z użyciem monitora. Wymienia trzy wymagania, które pracodawca ma uwzględniać: oprogramowanie powinno odpowiadać zadaniu przewidzianemu do wykonania, systemy komputerowe powinny zapewniać przekazywanie pracownikom informacji zwrotnej o ich działaniu, a także gwarantować wyświetlanie informacji w formie i tempie odpowiednich dla pracownika.

Przy narzędziu generatywnym każde z tych wymagań ma konkretną treść. Pierwsze jest pytaniem o dobór: narzędzie, które zwraca różne wyniki na to samo wejście, nie odpowiada zadaniu wymagającemu wyniku odtwarzalnego, i to jest argument z przepisu, nie preferencja. Drugie dotyczy widoczności działania: narzędzie, które wykonuje czynność w tle i nie pokazuje, co zrobiło, nie przekazuje informacji zwrotnej o swoim działaniu. Trzecie dotyczy tempa: wynik podawany szybciej, niż pracownik jest w stanie go sprawdzić, przenosi tempo maszyny na człowieka, a formę i tempo przepis wiąże z pracownikiem, nie z narzędziem. Żadnego z tych trzech wymagań nie sprawdzi się automatem po stronie dostawcy — jest to ta sama różnica, którą w interfejsach widać po tym, że narzędzie kontrolne nie zgłasza w formularzu żadnego błędu, a przejście klawiaturą i czytnikiem ekranu znajduje pięć.

Dla stanowisk opartych na laptopie załącznik ma osobne rozstrzygnięcie. Jeśli system przenośny jest przeznaczony do użytkowania na stanowisku co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, stanowisko powinno mieć stacjonarny monitor albo podstawkę ustawiającą górną krawędź ekranu na wysokości oczu, a do tego dodatkową klawiaturę i mysz. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że wybór między monitorem a podstawką należy do pracodawcy, ale sam obowiązek nie jest fakultatywny.

Artykuł 226 Kodeksu pracy nie zna wyjątku dla oprogramowania kupionego na abonament

Nad rozporządzeniem stoi przepis ogólny. Artykuł 226 Kodeksu pracy w tekście jednolitym z Dz.U. 2026 poz. 1245 nakłada na pracodawcę dwa obowiązki: ocenia i dokumentuje ryzyko zawodowe związane z wykonywaną pracą oraz stosuje niezbędne środki profilaktyczne zmniejszające ryzyko, a także informuje pracowników o tym ryzyku i o zasadach ochrony przed zagrożeniami. Oba są sformułowane bez progu wielkości firmy i bez wyliczenia technologii.

Obowiązek informacyjny powtarza się w § 6 pkt 1 rozporządzenia, i to w wersji węższej, ale konkretniejszej: pracodawca informuje pracowników o wszystkich aspektach ochrony zdrowia i bezpieczeństwa na stanowiskach pracy, w tym o wynikach przeprowadzonej oceny z § 5 oraz o wszelkich środkach bezpieczeństwa i ochrony zdrowia. Jeśli ocena po wdrożeniu narzędzia nie powstała, nie ma czego zakomunikować — i brakuje nie notatki, a przesłanki.

Dwa pozostałe obowiązki z tego samego rozporządzenia działają niezależnie od narzędzi i warto je znać, bo bywają pomijane: § 7 wymaga zapewnienia przemiennego łączenia pracy przy monitorze z innymi pracami przy nieprzekraczaniu godziny pracy nieprzerwanej albo co najmniej pięciominutowej przerwy wliczanej do czasu pracy po każdej godzinie pracy przy monitorze, a § 8 ust. 2 — zapewnienia okularów lub szkieł kontaktowych zgodnych z zaleceniem lekarza, jeżeli badania okulistyczne w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania. Szkła kontaktowe dopisała ta sama nowelizacja z 2023 r.

Co z tej roboty zrobi model, a czego nie zrobi

Ocena warunków pracy jest dokumentem przypisanym do konkretnego stanowiska, więc materiał, z którego powstaje, pochodzi z tego stanowiska. To rozstrzyga podział pracy.

Model jest w tej robocie użyteczny dokładnie tam, gdzie pracuje na tekście: struktura dokumentu, projekt informacji dla zespołu, przełożenie ustaleń na język zrozumiały dla pracownika. Nie jest użyteczny tam, gdzie trzeba zobaczyć stanowisko i podjąć decyzję, bo ocena oparta na opisie typowego biura opisuje biuro, którego nie ma.

Cztery pytania o stanowisko i jedno zdanie do dokumentacji

• Czy to narzędzie wchodzi do wyposażenia stanowiska, czy pozostaje doraźną stroną w przeglądarce. Odpowiedź wynika z tego, ile pracy faktycznie przez nie przechodzi, nie z tego, jak je nazwano przy zakupie.
• Kiedy ostatnio przeprowadzono ocenę warunków pracy na tym stanowisku i czy jej data jest późniejsza niż data wdrożenia. Jeśli nie, przesłanka z § 5 ust. 2 już się zrealizowała.
• Które z trzech wymagań punktu 10 załącznika narzędzie spełnia, a przy którym trzeba dopisać środek zaradczy: odtwarzalność wyniku, widoczność działania, tempo podawania informacji.
• Czy pracownicy dostali informację o wynikach oceny. Bez tego kroku obowiązek z § 6 pkt 1 i z art. 226 pkt 2 Kodeksu pracy pozostaje niewykonany, niezależnie od jakości samego dokumentu.

Zdanie do dokumentacji brzmi tak samo prosto, jak przepis, z którego wynika: wdrożenie narzędzia jest zmianą wyposażenia stanowiska i datą, od której liczy się aktualność oceny. Jeśli pracujesz na etacie i narzędzie weszło do Twojej pracy w tym roku, masz jedno pytanie do zadania przełożonemu albo służbie bhp — o datę ostatniej oceny warunków pracy na Twoim stanowisku. Jeśli odpowiadasz za bhp, masz do zrobienia listę stanowisk, na których w ostatnich dwunastu miesiącach doszło narzędzie, i porównanie tej listy z datami ocen. Jedno i drugie da się zrobić w ciągu dnia i w obu przypadkach wynik jest albo pusty, albo jest zaległością.