Na szkolenia z AI jest 419 mln zł z KFS. Wniosku nie złożysz sam – składa go pracodawca

Od 1 stycznia 2026 r. pracodawca zatrudniający mniej niż 10 osób dostaje z Krajowego Funduszu Szkoleniowego 90 proc. kosztów kursu, a nie 100 proc., jak nadal podaje większość poradników krążących po sieci. Od 10 etatów w górę jest 70 proc., nie 80. Limit na jednego uczestnika spadł z 300 do 200 proc. przeciętnego wynagrodzenia. Te trzy liczby zmieniła ustawa z 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia wraz z rozporządzeniem z 25 listopada 2025 r. (Dz.U. poz. 1641), a połowa tekstów w wynikach wyszukiwania opisuje stan sprzed tej zmiany.

Dla kogoś, kto chce dołożyć do swojego warsztatu kurs obsługi modeli językowych i liczy, że zapłaci za to urząd, znaczenie ma jeszcze jedna rzecz, o której te poradniki milczą: wniosku nie składa uczestnik szkolenia.

Trzy liczby, które unieważniły stare poradniki

Reforma KFS z 2026 r. jest najgłębsza od uruchomienia funduszu w 2014 r. Zmieniły się jednocześnie stawki, limit na osobę i sposób składania wniosku.

Stawki 90 i 70 proc. liczone są od zatrudnienia przeliczonego na pełne etaty, co wytyczne resortu pracy dla urzędów na 2026 r. rozstrzygają jednoznacznie: sumuje się czas pracy wszystkich zatrudnionych i dzieli przez nominalny czas pracy pełnego etatu. Do tej liczby nie wlicza się osób na zleceniu i o dzieło, praktykantów, stażystów ani samego właściciela firmy. Firma, która ma dwanaście osób, ale połowę z nich na umowach cywilnoprawnych, może więc wyjść poniżej progu dziesięciu etatów i trafić na wyższą stawkę.

Priorytet nr 3 wymienia AI z nazwy

Minister właściwy do spraw pracy ustala co roku najwyżej cztery priorytety krajowe. Trzeci z nich na 2026 r. brzmi w wytycznych dosłownie: „wsparcie kształcenia ustawicznego w związku z zastosowaniem w firmach nowych procesów, technologii i narzędzi pracy, ze szczególnym uwzględnieniem umiejętności cyfrowych, AI oraz tzw. umiejętności zielonych, zwłaszcza gdy powyższe czynniki stanowią zagrożenie utratą pracy”.

Z tego zapisu wynika mniej, niż się wydaje na pierwszy rzut oka, i jednocześnie więcej. Mniej, bo priorytet nie obiecuje finansowania dowolnego kursu z narzędzi AI oderwanego od tego, co firma faktycznie wdraża. Więcej, bo wytyczne definiują „nowe technologie” wyjątkowo łagodnie: chodzi o rozwiązania nowe dla wnioskodawcy, a nie dla całego rynku. Narzędzie dostępne komercyjnie od trzech lat, ale dopiero wprowadzane w tej konkretnej firmie, spełnia warunek priorytetu.

Praktyczna konsekwencja jest taka, że uzasadnienie wniosku musi opisywać zmianę w procesie, nie ciekawość pracownika. Urzędy proszą o udowodnienie, że firma wdraża coś nowego, i przyjmują na to dowody w rodzaju dokumentów zakupu czy decyzji o zmianie organizacji pracy. Zdanie „pracownik chce poznać narzędzia AI” nie jest uzasadnieniem. Zdanie „dział obsługi przechodzi na nowy system zgłoszeń z klasyfikacją treści i trzy osoby muszą umieć nim operować” jest. Jeśli w firmie nie ma spisanego żadnego procesu i nie bardzo wiadomo, który opisać na potrzeby takiego uzasadnienia, pomaga kolejność porządkowania procesów od tych, które najczęściej się sypią.

Wniosek składa pracodawca, nie ty

To jest punkt, na którym kończy się większość indywidualnych planów. Wnioskodawcą w KFS jest pracodawca, czyli jednostka organizacyjna albo osoba fizyczna zatrudniająca co najmniej jednego pracownika, a od 2026 r. także osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą. Pracownik jest uczestnikiem kształcenia, nie stroną postępowania. Nie ma ścieżki, w której zatrudniony na etacie sam składa wniosek do urzędu pracy i sam dostaje przelew.

Oznacza to, że rozmowa o dofinansowaniu kursu jest rozmową z przełożonym albo z działem kadr, a nie wizytą w urzędzie. Argument, który w tej rozmowie działa, też jest inny, niż się zwykle wybiera. Pracodawca nie dostaje pieniędzy za to, że pracownik się rozwija, tylko za to, że firma wdraża nową technologię i potrzebuje do niej kompetencji. Wniosek pisze się z perspektywy procesu, a nie ścieżki kariery. Przy wyborze samego szkolenia bywa pomocne sprawdzenie, gdzie w pracy z modelem faktycznie uciekają godziny, bo kurs opłaca się tam, gdzie czas znika, a nie tam, gdzie narzędzie wygląda najciekawiej.

Drugi element tej samej rozmowy to wkład własny. Przy 70 proc. dofinansowania firma dokłada 30 proc. ceny kursu z własnej kieszeni i to ona ponosi ryzyko rozliczenia. Osoba, która przychodzi z gotowym kosztorysem, terminem naboru i wskazanym dostawcą z Bazy Usług Rozwojowych, zdejmuje z pracodawcy większość pracy, która zwykle decyduje o tym, że wniosek nie powstaje.

Ile realnie zostaje do podziału

Na 2026 r. w KFS jest 419 591 tys. zł, z czego 417 493 tys. zł trafia do powiatowych urzędów pracy, a reszta zostaje na działania ministra. Rozbicie na powiaty daje kwoty rzędu kilkuset tysięcy złotych na urząd, więc pula w pojedynczym powiecie wyczerpuje się w tygodniach, nie miesiącach.

Limit na jednego uczestnika jest ruchomy i to jest szczegół, który psuje większość kalkulacji. Umowa odwołuje się do 200 proc. przeciętnego wynagrodzenia obowiązującego w dniu jej zawarcia, ogłaszanego kwartalnie przez prezesa GUS w Monitorze Polskim. Według komunikatu prezesa GUS z 10 sierpnia 2026 r. przeciętne wynagrodzenie w drugim kwartale 2026 r. wyniosło 9233,13 zł, co daje pułap 18 466,26 zł na osobę. Kwota zmieni się przy następnym komunikacie, więc przed podpisaniem umowy trzeba sprawdzić aktualną, zamiast przepisywać liczbę z artykułu.

Dla firm prowadzących działalność gospodarczą środki z KFS są pomocą de minimis, co wchodzi do wspólnego limitu z innymi formami wsparcia. Przy firmie, która korzystała już z dotacji, warto to sprawdzić przed złożeniem wniosku, bo wyczerpany limit de minimis przekreśla wniosek niezależnie od jego jakości.

Kto wszedł do gry w 2026 roku

Najciekawsza zmiana dotyczy osób, które do tej pory w ogóle nie miały dostępu do tych pieniędzy. Jak opisuje rządowy serwis Zielona Linia, od 2026 r. z dofinansowanych form kształcenia mogą korzystać także osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą oraz świadczące usługi na podstawie umów cywilnoprawnych, obok dotychczasowych pracodawców i pracowników. Dla jednoosobowej działalności to zmiana jakościowa: taka osoba jest jednocześnie wnioskodawcą i uczestnikiem, więc odpada problem przekonywania kogokolwiek.

Przy jednoosobowej działalności rachunek wygląda inaczej niż na etacie, bo kurs konkuruje z innymi wydatkami firmy, a nie z budżetem domowym. Jeśli dopiero układasz, ile rocznie przeznaczasz na rozwój i jak to się ma do stawek i przychodu, pomaga podejrzenie, jak liczą to inni prowadzący jednoosobowe firmy — temu służy społeczność freelancerów publikująca własne liczby i rozliczenia, gdzie budżet na szkolenia jest pozycją w rachunku, a nie postanowieniem noworocznym.

Z funduszu nadal nie skorzystają funkcjonariusze służb mundurowych, bo warunkiem jest status pracownika lub pracodawcy w rozumieniu Kodeksu pracy. Wykluczenie obejmuje między innymi Policję, Państwową Straż Pożarną i wojsko.

Co wywraca wniosek

Kilka rzeczy przekreśla wniosek niezależnie od tego, jak dobry jest kurs.

• Dostawca szkolenia bez wpisu do Bazy Usług Rozwojowych. Od 2026 r. to zastąpiło dawny wymóg obecności w Rejestrze Instytucji Szkoleniowych i jest warunkiem formalnym, nie preferencją.
• Wniosek złożony poza naborem. Urząd rozpatruje wnioski tylko w ogłoszonym oknie, a termin ustala samodzielnie każdy powiat.
• Uzasadnienie opisujące rozwój pracownika zamiast zmiany w firmie, przy wniosku składanym pod priorytet nr 3.
• Kurs opłacony przed podpisaniem umowy z urzędem. Dofinansowanie dotyczy kształcenia, które dopiero ma się odbyć.
• Wyczerpany limit pomocy de minimis.

Poza samymi szkoleniami fundusz pokrywa też studia podyplomowe, egzaminy potwierdzające kwalifikacje oraz badania lekarskie i ubezpieczenie wymagane do podjęcia kształcenia. Egzamin bywa tańszą i szybszą drogą do udokumentowania kompetencji niż kurs, a mieści się w tym samym limicie.

Co zrobić w tym tygodniu

Kolejność, która ma sens, jest odwrotna do intuicyjnej. Zacznij od terminu, nie od wyboru kursu.

• Sprawdź na stronie swojego powiatowego urzędu pracy, czy nabór na 2026 r. jest otwarty, kiedy się zamyka i jaki priorytet powiatowy obowiązuje.
• Policz zatrudnienie firmy w przeliczeniu na pełne etaty, żeby wiedzieć, czy stawka to 90 czy 70 proc.
• Wybierz dostawcę obecnego w Bazie Usług Rozwojowych i weź od niego ofertę z ceną i terminem.
• Napisz uzasadnienie od strony procesu: co firma wdraża, kto to będzie obsługiwał, czego brakuje tym osobom.
• Sprawdź aktualne przeciętne wynagrodzenie i przelicz pułap na uczestnika na dzień planowanej umowy.
• Dopiero z tym kompletem idź do osoby, która w firmie podpisuje wnioski.

Decyzja, przed którą stoisz, nie brzmi „czy złożyć wniosek o dofinansowanie”. Brzmi: czy w twojej firmie dzieje się zmiana technologiczna, którą da się opisać w jednym akapicie i podeprzeć dokumentem. Jeśli tak, masz realny wniosek i trzeba zdążyć przed zamknięciem naboru w powiecie. Jeśli nie, żadne przeredagowanie formularza tego nie nadrobi i uczciwiej jest zaplanować kurs z własnego budżetu albo poczekać, aż firma faktycznie coś wdroży. Trzecia możliwość dotyczy osób na jednoosobowej działalności, które od tego roku mogą złożyć wniosek same i dla których pytanie sprowadza się już tylko do terminu naboru we własnym powiecie.