W 2025 r. zgodę na zniszczenie dostało 526 490 metrów akt. Błąd w kategorii wychodzi po zniszczeniu

Archiwa państwowe wydały w 2025 r. zgodę na zniszczenie 526 489,63 metra bieżącego dokumentacji. Ich własny zasób na koniec tego samego roku miał 396 739,08 metra bieżącego – obie liczby stoją w jednym sprawozdaniu Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych za 2025 r. W jednym roku zgodę na zniszczenie dostało więc więcej akt, niż archiwa państwowe mają na półkach.

Te metry nie leżą w archiwach państwowych. Leżą w 10 320 nadzorowanych jednostkach: w urzędach, szpitalach, szkołach, inspektoratach, spółkach komunalnych. Kwalifikuje je ktoś, czyja wizytówka mówi „archiwum zakładowe”, „kancelaria” albo „obieg dokumentów”, a praca wygląda z zewnątrz na sortowanie teczek według tabeli. Dokładnie tak wygląda zadanie, które model wykonuje w sekundę: dostaje tytuł teczki, zwraca symbol z wykazu akt i literę kategorii. Problem jest w tym, że prawidłowa odpowiedź nie znajduje się w tytule teczki.

22 068 zgód i 2 035 kontroli w tym samym roku

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej nie jest czynnością wewnętrzną. Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dokumentacja niearchiwalna może ulec brakowaniu za zgodą dyrektora właściwego archiwum państwowego. W 2025 r. takich zgód wydano 22 068, a objęły 3 769 465 jednostek i 136 045,64 GB – ostatnia liczba jest tu najważniejsza, bo pokazuje, że większość tego ruchu dotyczy już dokumentacji elektronicznej, czyli tej, przy której w ogóle da się posadzić model.

Kontroli archiwalnych w tym samym roku było 2 035, ekspertyz 3 566. Przy 10 320 nadzorowanych jednostkach wychodzi, że przeciętna jednostka widzi kontrolera raz na pięć lat. Zgoda na brakowanie przychodzi natomiast przy każdej partii akt – i to ona, nie kontrola, jest realnym punktem styku z archiwum państwowym. To, co dokładnie jest sprawdzane na tym etapie, wyznacza granicę odpowiedzialności całej roli.

Kategoria nie wynika z dokumentu, tylko z wykazu akt twojej jednostki

Paragraf 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji (t.j. Dz.U. 2019 poz. 246) stawia sprawę jednoznacznie: klasyfikowanie i kwalifikowanie odbywa się na podstawie obowiązującego wykazu akt lub kwalifikatora. Nie na podstawie treści pisma, nie na podstawie tego, jak podobne sprawy kwalifikuje sąsiedni urząd.

Ten wykaz nie jest dokumentem powszechnym. Art. 6 ust. 2 ustawy nakłada na jednostkę obowiązek określenia własnej instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji archiwum zakładowego – w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych. Dwie jednostki tej samej branży mogą mieć inny symbol i inną kategorię dla tej samej sprawy, i obie mają rację. Model, któremu nie wkleisz obowiązującego u ciebie wykazu, odpowiada ze średniej wszystkich wykazów, jakie widział. Taka odpowiedź brzmi pewnie i jest nieweryfikowalna z samego dokumentu.

Druga pułapka jest jeszcze mniej widoczna: wykaz akt bywa nieaktualny względem przepisów. W wystąpieniu pokontrolnym Archiwum Państwowego w Koszalinie z lutego 2025 r. przypomniano regułę, że przy rozbieżności między rozporządzeniem a kategorią z wykazu akt stosuje się kategorię o wartości wyższej – czyli trzeba część dokumentacji przekwalifikować w górę. Model porównujący tytuł teczki z jedną tabelą nigdy tej reguły nie zastosuje, bo widzi jedno źródło, a nie dwa i konflikt między nimi.

Trzy z czterech wierszy w kolumnie „skąd pochodzi informacja” wskazują na coś, czego w teczce nie ma. Przy Bc jest to wprost wiedza o innym zbiorze: oznaczenie wolno postawić, gdy zachowały się równoważniki, więc przypisanie go bez sprawdzenia, czy oryginał faktycznie istnieje i przetrwa, jest zgadywaniem z konsekwencją nieodwracalną. Przy B rozstrzyga data zakończenia sprawy – załącznik nr 1 do rozporządzenia liczy okres przechowywania w pełnych latach od 1 stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, a nie od daty widniejącej na pismach. Model dostający skan z datą „14 marca 2019″ policzy termin od marca 2019. Sprawa mogła zostać zakończona w 2023 r. Różnica to cztery lata i, przy kategorii B5, wniosek o zniszczenie akt, które jeszcze nie powinny wyjść z magazynu.

§ 10 pozwala odmówić zgody za braki we wniosku i w spisie

Tu jest sedno sprawy dla każdego, kto myśli o wpuszczeniu modelu do tego procesu. Zgoda dyrektora archiwum państwowego nie jest przeglądem zawartości pudeł. Paragraf 9 ust. 1 rozporządzenia mówi, że brakowanie odbywa się na wniosek kierownika jednostki, a wniosek potwierdza, że wśród dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia nie występują materiały archiwalne. Paragraf 9 ust. 2 wylicza, co wniosek zawiera: nazwy jednostek, podstawę kwalifikowania, okres w datach rocznych, rodzaj dokumentacji, jej rozmiar i oświadczenie, że okres przechowywania upłynął, a dokumentacja utraciła znaczenie, w tym wartość dowodową. Paragraf 9 ust. 3 i 4 dokłada spis – osobny dla kategorii B, BE i Bc – z liczbą porządkową, oznaczeniem kancelaryjnym, sygnaturą, tytułem teczki z pełnym hasłem klasyfikacyjnym i datami rocznymi.

Paragraf 10 pozwala dyrektorowi odmówić zgody, jeżeli wniosek lub spis nie spełniają wymogów albo jeśli zmienia się kwalifikacja archiwalna. Paragraf 11 pozwala wyłączyć z brakowania dokumentację, której kwalifikacja lub opis budzą wątpliwości. Archiwum Państwowe w Warszawie formułuje to w praktyce krótko: wnioski sporządzone niezgodnie z zasadami nie będą rozpatrywane.

Mówiąc wprost: bramka po stronie archiwum państwowego jest bramką na opisie. Wyłapie spis bez sygnatur, pomieszanie kategorii w jednym wniosku, hasło klasyfikacyjne niepasujące do symbolu, kwalifikację rażąco sprzeczną z wykazem. Nie wyłapie teczki, która ma poprawny symbol, poprawne hasło i poprawnie wypełnione rubryki, a w środku materiał archiwalny. Błędy generowane przez model są w przeważającej części dokładnie tej drugiej klasy: formalnie nienaganne, treściowo puste. To nie jest zarzut do modelu, tylko opis tego, co bramka mierzy – ten sam mechanizm opisano po stronie wytwarzania kodu, gdzie defekty przechodzą testy automatyczne i wychodzą dopiero u klienta.

Że takie przejścia się zdarzają, widać w dokumentach pokontrolnych. W wystąpieniu z 2 lipca 2025 r. po kontroli w Wojewódzkim Inspektoracie Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych w Bydgoszczy stwierdzono, że część dokumentacji kategorii BE oraz kategorii B wyłączonej z brakowania została wybrakowana bez wymaganej zgody. Dodatkowo wskazano, że akta osobowe po upływie pięćdziesięcioletniego okresu przechowywania powinny zostać poddane ekspertyzie archiwalnej. Kontrola trwała jeden dzień, w kwietniu 2025 r. Ustalenie dotyczyło akt, których już nie ma.

Odpowiedzialność nie rozkłada się na narzędzie

Oświadczenie z § 9 ust. 2 pkt 7 składa konkretna osoba, a wniosek podpisuje kierownik jednostki. Art. 52 ust. 1 ustawy przewiduje karę pozbawienia wolności do lat 3 dla tego, kto posiadając szczególny obowiązek ochrony materiałów archiwalnych, uszkadza je lub niszczy; ust. 2 przewiduje grzywnę albo ograniczenie wolności przy działaniu nieumyślnym. Nieumyślność jest tu istotna, bo właśnie w tę kategorię wpada zaufanie do kwalifikacji, której się nie sprawdziło.

Skala tej odpowiedzialności w archiwach zakładowych jest duża: według tego samego sprawozdania NDAP w archiwach zakładowych nadzorowanych jednostek leży 856 896,66 metra bieżącego materiałów archiwalnych, z czego 79 993,17 metra bieżącego czeka na przejęcie przez archiwa państwowe. To materiał, przy którym pomyłka w literze kategorii nie kończy się korektą w arkuszu.

Przebieg kontroli pokazuje też, jak odległy jest moment wykrycia błędu. Wystąpienie pokontrolne Archiwum Państwowego w Gorzowie Wielkopolskim o znaku OKN.421.30.2025, dotyczące Lubuskiego Urzędu Wojewódzkiego, nosi datę 29 stycznia 2026 r. przy kontroli przeprowadzonej w dniach 2-12 grudnia 2025 r., a terminy realizacji pięciu zaleceń wyznaczono na 31 marca 2027 r. Na zgłoszenie zastrzeżeń kierownik jednostki ma 21 dni od otrzymania wystąpienia. W tym tempie zła kwalifikacja z marca ma rok albo dwa, żeby zamienić się w zniszczone akta, zanim ktokolwiek na nią spojrzy.

Co model robi w tej roli bez ryzyka, a co tylko wygląda na to samo

Rozdzielenie jest tu wyjątkowo czyste, bo przepis wprost wskazuje, które czynności są oświadczeniem, a które opisem. Opis można wygenerować i poprawić. Oświadczenia nie.

Wiersz trzeci jest tym, o który toczy się cała sprawa. Propozycja symbolu z wklejonym wykazem akt jest realną oszczędnością czasu przy dużych partiach jednorodnych akt. Ta sama propozycja bez wklejonego wykazu to zgadywanie podane w formie, która wygląda na rozstrzygnięcie. Publicznych pomiarów trafności modeli w przypisywaniu symboli z polskich wykazów akt nie ma – to znaczy, że nikt nie poda ci liczby, na której mógłbyś się oprzeć, i że pomiar trzeba zrobić u siebie.

Test na własnym wykazie akt: 40 teczek, dwa przejścia

Procedura jest wykonalna w jeden dzień i daje liczbę, której nie zastąpi żadne zapewnienie dostawcy.

• Wybierz 40 teczek z zamkniętych już spisów zdawczo-odbiorczych, w których kategoria jest potwierdzona – w tym co najmniej pięć kategorii A, pięć BE i pięć Bc. Pozycje łatwe zaniżą wynik błędu.
• Przejście pierwsze: podaj modelowi wyłącznie tytuł teczki i daty skrajne. Zapisz symbol i kategorię.
• Przejście drugie: podaj to samo plus pełny obowiązujący wykaz akt oraz datę zakończenia sprawy. Zapisz ponownie.
• Policz osobno dwa rodzaje pomyłek: zaniżenie kategorii, czyli A albo BE potraktowane jak B lub Bc, oraz zawyżenie. Zaniżenie jest tym, które kończy się zniszczeniem – zawyżenie kosztuje tylko miejsce na półce.
• Sprawdź, ile zaniżeń przeszłoby przez formalną kontrolę z § 10 i § 11, czyli ile z nich miało poprawne hasło klasyfikacyjne i wypełnione rubryki spisu. To twoja realna ekspozycja, a nie ogólny odsetek błędów.
• Powtórz pomiar po każdej zmianie wykazu akt i po każdej zmianie modelu. Wynik z poprzedniej wersji nie przenosi się na następną.

Jeżeli w przejściu drugim zaniżeń jest zero, masz narzędzie do wstępnego sortowania dużych partii. Jeżeli choć jedno zaniżenie przeszłoby kontrolę formalną, masz narzędzie do opisu i do kontroli kompletności – i tyle.

Decyzja: w którym miejscu obiegu wpuszczasz model

Ta rola nie zniknie pod automatyzacją, ale przesuwa się w stronę, której wiele opisów stanowisk jeszcze nie odnotowało. Przepisywanie spisów, pilnowanie rubryk i wyłapywanie braków formalnych da się w dużej części zdjąć z człowieka. Nie da się zdjąć kwalifikacji, bo ta wymaga trzech rzeczy spoza dokumentu: obowiązującego wykazu akt, daty zakończenia sprawy i wiedzy o tym, gdzie leży oryginał. Nie da się też zdjąć oświadczenia, bo podpisuje je osoba, a art. 52 nie przewiduje adresata w postaci narzędzia.

Decyzja do podjęcia jest więc jedna i trzeba ją podjąć przed pierwszym wnioskiem, nie po: czy model stoi przed kwalifikacją, czy po niej. Przed kwalifikacją – jako generator propozycji, które człowiek odrzuca lub przyjmuje pozycja po pozycji – jest przyspieszeniem bez nowego ryzyka. Po kwalifikacji, czyli jako narzędzie, które składa wniosek i spis z własnych przypisań, przenosi na podpisującego ryzyko, którego ten nie widzi, bo widzi poprawnie wypełniony formularz. Jeśli w twojej jednostce nikt jeszcze nie ustalił, który to wariant, to znaczy, że obowiązuje drugi.