Odeszłeś 14 miesięcy po kursie za 18 000 zł. Pracodawca żąda całości, przepis daje mu 11 000

Kurs kosztował 18 000 zł, umowa szkoleniowa wiązała na 36 miesięcy, wypowiedzenie poszło po 14 miesiącach od egzaminu. W wezwaniu do zapłaty pojawia się pełna kwota z faktury za szkolenie, czasem z dopisanymi dniami urlopu szkoleniowego i delegacją. Z przepisu wychodzi inna liczba, niższa, a przy niektórych sposobach rozstania nie wychodzi żadna.

Rozdział o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych w Kodeksie pracy, w jednolitym tekście z Dz.U. 2026 poz. 1245, ustawia trzy granice naraz: zawęża katalog kosztów, zawęża listę sytuacji, w których zwrot jest należny, i unieważnia postanowienia gorsze dla pracownika. Każda z nich zmniejsza kwotę w wezwaniu.

Zwrotowi podlegają świadczenia dodatkowe, nie pensja za 6 dni urlopu szkoleniowego

Kodeks dzieli to, co pracownik dostaje w związku z nauką, na dwie pule. Pierwsza jest obowiązkowa: urlop szkoleniowy — 6 dni roboczych na egzamin eksternistyczny, maturalny, potwierdzający kwalifikacje lub zawodowy i 21 dni w ostatnim roku studiów — oraz zwolnienie z całości lub części dnia pracy na zajęcia i dojazd, w obu przypadkach z zachowaniem wynagrodzenia. Druga jest fakultatywna: pracodawca może przyznać świadczenia dodatkowe, czyli pokryć opłatę za kształcenie, przejazd, podręczniki albo zakwaterowanie.

Zwrot dotyczy wyłącznie drugiej puli. Z tytułu urlopu szkoleniowego i płatnych zwolnień z dnia pracy pracodawcy nie przysługują wobec pracownika żadne roszczenia — opisuje to Małgorzata Jankowska w aleBank.pl z 25 października 2018 r. To nie jest szczegół rachunkowy: przy kursie rozłożonym na rok sama pensja za dni nieobecności bywa porównywalna z opłatą za zajęcia, a w wezwaniach pojawia się jako pozycja do zwrotu.

Ostatni wiersz ma oparcie w orzeczeniu: według wyroku Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z 13 grudnia 2017 r. (III APa 19/17), umowa nie może nakładać obowiązku zwrotu kosztów, których pracodawca faktycznie nie poniósł, a taki zapis jest nieważny jako mniej korzystny dla pracownika. Stąd pierwsze pytanie przy wezwaniu: faktury, nie kwota ryczałtowa z umowy. Jeśli szkolenie było współfinansowane z pieniędzy publicznych, poniesiony przez pracodawcę jest tylko jego własny wkład.

Proporcji nie ma w ustawie. Przy 36 miesiącach i 14 przepracowanych wychodzi 11 000 zł

Przepis mówi, że zwrot następuje w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji albo okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia. Samego wzoru w kodeksie nie ma — opracowanie PCKP z 9 maja 2023 r. wskazuje proporcję do okresu zatrudnienia po szkoleniu, bez podania formuły. Kierunek rozstrzyga stanowisko resortu pracy z 12 sierpnia 2010 r. (DPR-III-053-80457/TW/AGr/10), według którego im dłużej pracownik pracuje po nauce, tym niższa powinna być kwota zwrotu.

To przesądza, którą stronę ułamka liczyć. Zwrot odpowiada części zobowiązania, która została nieodpracowana, nie tej już przepracowanej. Dla umowy na 36 miesięcy i bazy 18 000 zł rzeczywiście poniesionych kosztów kształcenia wygląda to tak — liczby poniżej są arytmetyką z tych dwóch założeń, nie cudzymi danymi:

Skoro wzoru nie ma w ustawie, wpisuje go ten, kto pisze umowę. Dlatego mechanizm rozliczenia jest konkretnym postanowieniem do przeczytania przed podpisem, a nie formalnością: umowa może liczyć miesiące rozpoczęte albo pełne, może liczyć od egzaminu albo od daty faktury, może pomijać okresy zawieszenia stosunku pracy. Przy 18 000 zł różnica między liczeniem od egzaminu a liczeniem od faktury wystawionej cztery miesiące wcześniej to około 2 000 zł.

Całego tego rachunku nie ma przy kursie opłaconym z własnych pieniędzy: nie ma zobowiązania, katalogu przypadków ani proporcji do liczenia, jest natomiast pełny koszt z góry i własny wybór kierunku. Ta ścieżka liczy się głównie dla osób, które celują w pracę poza etatem i nie chcą, by kierunek rozwoju wybierał pracodawca — temu służą społeczność i kursy dla osób budujących dochód na swoim. Przy finansowaniu przez pracodawcę kierunek wybiera pracodawca, i to jest drugi, rzadziej liczony koszt lojalki.

Cztery przypadki z przepisu to katalog zamknięty. Porozumienia stron w nim nie ma

Obowiązek zwrotu nie powstaje przy każdym wyjściu z firmy. Powstaje w czterech sytuacjach: gdy pracownik bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie nauki albo ją przerwie; gdy pracodawca rozwiąże z nim umowę bez wypowiedzenia z jego winy w czasie nauki lub w okresie wskazanym w umowie, nie dłuższym niż 3 lata po jej ukończeniu; gdy pracownik sam wypowie umowę, z wyjątkiem wypowiedzenia z powodu mobbingu; gdy pracownik rozwiąże umowę bez wypowiedzenia z powołaniem się na winę pracodawcy lub mobbing, mimo braku przesłanek.

Lista jest zamknięta, a to oznacza, że sposób rozstania zmienia kwotę bardziej niż jakakolwiek negocjacja. Gofin wskazuje, że katalog ma charakter zamknięty i że rozwiązanie umowy na czas określony z powodu upływu okresu, na który została zawarta, w nim się nie mieści. PCKP dodaje, że obowiązek nie powstaje przy ustaniu stosunku pracy z innych przyczyn niż wymienione w przepisie.

Praktyczny wniosek jest jeden i mieści się w jednym zdaniu: rozmowa o trybie rozwiązania umowy jest rozmową o pieniądzach. Dwa wyjścia z tej samej firmy, w tym samym tygodniu, przy tym samym kursie, kończą się kwotą 11 000 zł albo zerem, w zależności od tego, czy na dokumencie jest wypowiedzenie, czy porozumienie.

Bez pisemnej umowy nie ma podstawy do żądania ani jednej złotówki

Umowa szkoleniowa jest zawierana na piśmie i określa wzajemne prawa i obowiązki stron. Kodeks dodaje dwie rzeczy, które w praktyce ważą najwięcej. Pierwsza: postanowienia umowy nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż przepisy rozdziału o podnoszeniu kwalifikacji, więc zapis obejmujący zwrotem pensję za urlop szkoleniowy albo pełną kwotę niezależnie od przepracowanego czasu nie działa w tej części. Druga: umowy nie trzeba zawierać, jeżeli pracodawca nie zamierza wiązać pracownika obowiązkiem pozostania w zatrudnieniu po szkoleniu.

Druga zasada ma odwrotną stronę. Jeśli umowy nie było, nie ma zobowiązania do pozostania w pracy, a bez niego nie ma czego rozliczać proporcjonalnie — w wezwaniu zostaje sama faktura bez podstawy. Dlatego przy kursie, który pracodawca opłacił „z budżetu działu”, a nikt nie podpisywał osobnego dokumentu, pierwszym pytaniem nie jest wysokość kwoty, tylko to, czy istnieje umowa i czy ma formę pisemną.

Zwolnienie z PIT nie obejmuje pensji za urlop szkoleniowy

Warstwa podatkowa układa się odwrotnie niż warstwa zwrotu, co bywa zaskoczeniem przy rocznym rozliczeniu. Wartość świadczeń przyznanych przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych jest zwolniona z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w jednolitym tekście z Dz.U. 2026 poz. 592, pod warunkiem że świadczenie przyznano zgodnie z odrębnymi przepisami — w tym wypadku zgodnie z kodeksowym rozdziałem o podnoszeniu kwalifikacji. Ze zwolnienia wyłączone są natomiast wynagrodzenia za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego, co podatki.biz opisuje w materiale z 20 grudnia 2022 r.

Te same dwie pozycje, które są nieodzyskiwalne dla pracodawcy, są więc opodatkowane u pracownika jak zwykła pensja — bo nią są. Opłacony kurs za 18 000 zł nie zwiększa podstawy opodatkowania, jeśli warunek przyznania zgodnie z przepisami jest spełniony. Zależy to od tego, czy nauka odbywa się z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą, i czy da się to wykazać dokumentem — sprawdź u siebie, jak zgoda została udzielona, bo mail potwierdzający jest formą dokumentową, nie pisemną.

Kara umowna za odejście: dwa źródła, dwa stanowiska

Jedna rzecz pozostaje nierozstrzygnięta i uczciwiej to powiedzieć niż wybrać wygodniejszą wersję. Materiał aleBank.pl z 2018 r. stwierdza, że poza katalogiem z przepisu pracodawcy nie wolno wprowadzać do umowy szkoleniowej innych środków dyscyplinujących pracownika. Przywołane wyżej opracowanie PCKP powołuje natomiast wyrok Sądu Najwyższego z 11 października 2022 r. (II PSKP 17/22) jako wspierający zastrzeżenie kary umownej za nieodpracowanie uzgodnionego okresu.

Treści tego orzeczenia nie udało się zweryfikować w źródle pierwotnym, więc nie rozstrzygam, które stanowisko jest aktualne. Dla osoby, która ma przed sobą projekt umowy, konsekwencja jest praktyczna: jeżeli w dokumencie jest kara umowna obok zwrotu kosztów, jest to postanowienie sporne i nadaje się na pytanie do prawnika przed podpisem, a nie po wezwaniu do zapłaty.

Lista kontrolna do projektu umowy szkoleniowej

• Baza kosztów wymieniona kwotowo i pozycjami, z odesłaniem do faktur, bez kwoty ryczałtowej.
• Wyłączone z bazy wynagrodzenie za urlop szkoleniowy i za zwolnienia z dnia pracy.
• Wyłączona z bazy część finansowana ze środków zewnętrznych, jeśli kurs był dofinansowany.
• Wpisany wzór proporcji i moment, od którego liczą się miesiące — egzamin czy data faktury.
• Okres zobowiązania nie dłuższy niż 3 lata i policzony w miesiącach, nie opisowo.
• Brak zapisu o zwrocie całości niezależnie od przepracowanego czasu.
• Brak rozszerzenia katalogu na porozumienie stron i na wypowiedzenie ze strony pracodawcy.
• Osobno oceniona kara umowna, jeśli się pojawia.
• Forma pisemna z podpisami, nie potwierdzenie mailowe.

Decyzja: podpisać lojalkę czy zapłacić za kurs samemu

Rachunek nie wygląda tak, jak go stawia większość rozmów o reskillingu. Przy kursie za 18 000 zł i trzyletnim zobowiązaniu realna ekspozycja to nie 18 000 zł, a kwota malejąca o około 500 zł z każdym przepracowanym miesiącem, ograniczona do faktycznie poniesionych kosztów kształcenia i zależna od trybu rozstania. Jeżeli planujesz zostać w firmie dłużej niż połowę okresu zobowiązania, finansowanie przez pracodawcę jest tańsze od każdej alternatywy. Jeżeli masz w planach zmianę pracy w ciągu roku od egzaminu, policz nieodpracowaną część i porównaj ją z ceną tego samego kursu z własnych pieniędzy.

Do podjęcia jest jedna decyzja, najlepiej przed podpisem: ustal długość zobowiązania i wzór proporcji w umowie, a potem sprawdź, czy przy twoim prawdopodobnym terminie odejścia nieodpracowana część jest kwotą, którą jesteś gotów zapłacić. Jeśli nie jest, negocjuj krótszy okres zamiast wyższej kwoty — przy tej samej bazie 18 000 zł skrócenie zobowiązania z 36 do 18 miesięcy obniża ekspozycję po roku pracy z 11 000 zł do 6 000 zł.